Einführung des Neuen Beschaffungsprozesses in xft (SAP)
Ausgangssituation
Der Beschaffungsprozess wird auf unterschiedlichen Systemen abgebildet und erfährt regelmäßige Systembrüche und redundante Datenhaltung
Ein tagesaktuelles Reporting ist nicht existent und eine Transparenz über die Prozesse und Ist-Kosten nicht gegeben
Projektziele
Der Beschaffungs- und der Freigabeprozess soll ganzheitlich im xft (SAP) System abgebildet werden
Hierbei werden sowohl Teile der Haushalts- und Finanzplanung als auch die Beschaffung (Prozess von der Bedarfsmeldung über die Ware/Dienstleistung bis zur Rechnung) berücksichtigt
Leistungsumfang
Übernahme der Projektleitung und Überplanung des Projektes
Das Projekt hat ein Gesamtvolumen 1,5 Mio. € (2018 – 2022)
Steuerung des Projektteams, bestehend aus der am Projekt beteiligten internen Fachbereiche und Querschnittseinheiten, sowie externen IT-Dienstleistern
Verantwortung für die Aufwands-, Zeit- und Ressourcenplanung sowie die Kontrolle und Steuerung des Projektfortschritts, der Risikobeurteilung sowie der Qualität und Kosten
Erarbeitung und Kommunikation von Projektplänen, Schnittstellen und Abhängigkeiten für alle Projektbeteiligten sowie kontinuierliche Berichterstattung an Leitungs- und Entscheidungsgremien
Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Schulungen zur Optimierung der Akzeptanz und Nutzung des Prozesses innerhalb der VBL
Vorgehensweise und Zeitplan im Projekt
Ergebnisse
Der Beschaffungsprozess konnte ganzheitlich abgebildet und innerhalb der VBL etabliert werden
Weitere Anforderungen aus den Fachbereichen, als Erweiterungen des Prozesses, werden aktuell umgesetzt