Konzernweites IT-Outsourcing: Ziele erreichen durch strukturiertes Programm Management, Planung und Kommunikation in einer EU-Ausschreibung

Ausgangssituation
Um die Ziele des Projektes „Perform-to-Win“ zur nachhaltigen Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Senkung der IT-Kosten im dreistelligen Millionenbereich zu erreichen, hat E.ON mit ihrer Tochter E.ON IT die strategische Entscheidung getroffen, den Betrieb der internationalen IT Infrastruktur an externe Service Provider auszulagern (sieheAbbildung).
Unsere Berater wurden beauftragt, das Projektmanagement (inklusive Projekt Management Office – PMO) insbesondere bei dem Aufbau und der Strukturierung der EU-Ausschreibung für das Outsourcing der IT-Infrastruktur zu beraten und zu unterstützen. Wir erreichten gemeinsam in dem ambitionierten Zeitrahmen den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Zur Realisierung der angestrebten Kosteneinsparungen wurden
eine Multi-Vendor-Strategie gewählt und drei Ausschreibungs-Lose (Abbildung 2) gebildet:

  • Managed Data Center Services
  • Managed Workplace Services
  • Managed Communication and Collaboration Services

Diese Lose wurden unabhängig voneinander in einem EU-Verfahren ausgeschrieben und die Vergabe anhand vorab definierter und gewichteter Kriterien vorgenommen.

Aufgaben und Ziele
Die Aufgaben und Ziele des Programms und der Rahmen unserer Tätigkeit umfassten unter anderem:

  • Unterstützung bei Design und Planung der Ausschreibung
  • Unterstützung bei der Durchführung des Outsourcing Verfahrens , von der Vorbereitung über Request for Information (RFI, EU Tender Announcement), Request for Proposal (RFP, Consignment of Tender Documents) bis hin zum Abschluss der Outsourcing-Verhandlungen (Contract Signing) und Transfer der Assets und Services an die Outsourcing Partner (Service Transition), (siehe Abbildung 3)
  • Aufbau und Umsetzung einer nachprüfbaren und EUausschreibungskonformen
    Dokumentationsplattform für die RFI- und RFP-Prozesse
  • Aufbau und Einsatz eines projektbegleitenden Berichtswesens
  • Konzeption und Durchführung der kontinuierlichen und effektiven Kommunikation innerhalb der Organisation und in Richtung der Anbieter

Ergebnisse
Im Dezember 2010 wurde der Outsourcing-Vertrag mit den Dienstleistern HP und T-Systems unterschrieben und der Start-Termin zur Serviceerbringung auf April 2011 festgelegt. Zur Vorbereitung für die Serviceerbringung wurde die Über-gangsphase gestartet, mit deren erfolgreichem Abschluss für E.ON und E.ON IT die Weichen zur Umsetzung der neuen europaweiten IT-Infrastruktur Strategie gestellt waren:

  • Rund 1.400 Mitarbeiter haben in einem strukturierten Ver-fahren ihre Arbeitgeber gewechselt und wurden in die Strukturen von HP und T-Systems eingebettet
  • Relevante Assets (Hardware, Software sowie Verträge mit Drittanbietern) wurden an die Outsourcing-Partner überführt
  • Ab 1. April 2011 wurden die Services für E.ON und ihre Tochtergesellschaften in der Verantwortung von HP und T-Systems erbracht

Warum mgm consulting partners?
Wir haben der E.ON IT sehr erfahrene Berater zur Seite ge-stellt. Im Schnitt waren wir in der Deal-Phase mit fünf Beratern und in der Transition Phase mit 8 Beratern tätig, die bereits diverse Outsourcing-, Insourcing- sowie Merger- und De-Merger-Projekte bei unterschiedlichen Kunden in der Planung, Steuerung und Umsetzung erfolgreich begleitet haben.
Zudem zeichnen sich unsere Mitarbeiter durch höchste zwi-schenmenschliche Kompetenz und Teamfähigkeit sowie hohe Integrität, Leistungsbereitschaft und fachliche Exzellenz aus – was nicht unerheblich zum Projekterfolg und zur Akzeptanz der Veränderungen beigetragen hat.

 

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