IT-Kosten langfristig optimieren: Transparenz schaffen, Reports etablieren,und Verbrauchsmengen der IT steuern

Ausgangssituation

• Vor dem Outsourcing der IT-Infrastruktur hat ein internationaler Konzern ein IT-Produktmanagement eingeführt, das kommerzielle Steuerungsmodell überarbeitet, und so die Voraussetzung für Transparenz über IT-Kosten geschaffen
• Nach der Transaktion vermutete man signifikante Abweichungen zwischen den Plan-/Ist-Werten, z. B. IT-Verbrauch der Business Units (BU) und auf Produktebene – mit entsprechenden Kosten
• In diesem Projekt soll im IT-Infrastrukturverbrauch ein Potenzial für Einsparungen im 2-stelligen Millionenbereich gehoben werden

Projektziele / Vorgehen

• Klarheit über IT-Verbräuche schaffen: Volumen und Kosten (Plan, IST, Trend) je Business Unit / Produkt
• Zentrale Einbindung in das DWH / Reporting Query Tool (SPoT) mit Konsolidierung auf verschiedenen Ebenen bis zu Geschäftsführung / Vorstand level
• Ableitung von Benchmarks und Optimierungspotenzialen auf Produktebene (Product Guides)Einbindung in Erfolgskontrolle der Business Units

Erfolgsfaktoren

• Starke und pragmatische Steuerung des Projekts
• Vier aufeinander abgestimmte Workstreams: Trends – Product Guides – Reports – Change Schlagkräftiges, eng zusammen wirkendes Team: Produkt-Management, Controlling, externe Experten
• Training der Empfänger und Nutzer der Reports
• Konzeptionierung eines Steuerungs-Mechanismus

Wichtigste Ergebnisse

• Auf BU- und auf IT-Produktebene Transparenz geschaffen; Einsparpotenzial aufgezeigt/gehoben
• Kurzfristige Bedarfssteuerung; Streichen Überhänge
• Product Guides, Verbrauchs-Reports und abgestimmte Trendanalysen in kürzester Zeit und vergleichsweise geringem Budget etabliert
• Langfristige Optimierung der IT-Kosten auf Basis transparenter IT-Verbräuche ermöglicht