Ausgangssituation

• Der Beschaffungsprozess wird auf unterschiedlichen Systemen abgebildet und erfährt regelmäßige Systembrüche und redundante Datenhaltung
• Ein tagesaktuelles Reporting ist nicht existent und eine Transparenz über die Prozesse und Ist-Kosten nicht gegeben

Projektziele

• Der Beschaffungs- und der Freigabeprozess soll ganzheitlich im xft (SAP) System abgebildet werden
• Hierbei werden sowohl Teile der Haushalts- und Finanzplanung als auch die Beschaffung (Prozess von der Bedarfsmeldung über die Ware/Dienstleistung bis zur Rechnung) berücksichtigt

Leistungsumfang

• Übernahme der Projektleitung und Überplanung des Projektes
• Das Projekt hat ein Gesamtvolumen 1,5 Mio. € (2018 – 2022)
• Steuerung des Projektteams, bestehend aus der am Projekt beteiligten internen Fachbereiche und Querschnittseinheiten, sowie externen IT-Dienstleistern
• Verantwortung für die Aufwands-, Zeit- und Ressourcenplanung sowie die Kontrolle und Steuerung des Projektfortschritts, der Risikobeurteilung sowie der Qualität und Kosten
• Erarbeitung und Kommunikation von Projektplänen, Schnittstellen und Abhängigkeiten für alle Projektbeteiligten sowie kontinuierliche Berichterstattung an Leitungs- und Entscheidungsgremien
• Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Schulungen zur Optimierung der Akzeptanz und Nutzung des Prozesses innerhalb der VBL

Vorgehensweise und Zeitplan im Projekt

Ergebnisse

• Der Beschaffungsprozess konnte ganzheitlich abgebildet und innerhalb der VBL etabliert werden
• Weitere Anforderungen aus den Fachbereichen, als Erweiterungen des Prozesses, werden aktuell umgesetzt