Ausgangssituation

• In gemeinsamer Verantwortung des ITV.SH und des Landes Schleswig-Holstein läuft seit Anfang 2021 ein Pilotprojekt zum Rollout eines Chatbots in der öffentlichen Verwaltung
• Über einen zweijährigen Pilotzeitraum hinweg soll der Chatbot in den teilnehmenden zwölf Kommunen ausgerollt und kontinuierlich weiterentwickelt werden

Projektziel

• Der Chatbot verfolgt das Ziel, Inhalte welche im Zuständigkeitsfinder durch die Kommunen gepflegt werden, automatisiert auszugeben und so die Mitarbeiter*innen der kommunalen Verwaltungen zu entlasten
• Darüber hinaus soll über den Pilotzeitraum hinweg die Ausgabequalität und die Funktionsweise des Chatbots verbessert werden. Hierfür wird auf die Mitarbeit der kommunalen Ansprechpartner*innen gesetzt

Vorgehensweise

• Zu Beginn der Pilotierung wird zunächst die bereits existierende IST-Version des Chatbots schrittweise bei den Pilotkommunen ausgerollt, getestet und live geschaltet
• Basierend auf Nutzer*innen-Feedback und der Auswertung von Chatverläufen wird der Chatbot dann kontinuierlich weiterentwickelt. Außerdem wird alle 4-6 Wochen ein Austauschformat durchgeführt, in dem die Pilotkommunen Wünsche und Anregungen zur Verbesserung des Chatbots einfließen lassen

Ergebnisse

• Strukturierter und koordinierter Rollout des Chatbots inkl. der Weiterentwicklung und Funktionserweiterung durch Einarbeitung des Nutzerfeedbacks
• Übermittlung von Statistiken durch Pilotkommunen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und zum aufdecken von Verbesserungspotenzialen